Planificación de tareas. Importantes vs Urgentes

Si tenemos un día en que nos hemos puesto el listón muy alto, con muchas tareas que hacer, o bien con muchas cosas urgentes y otras tantas importantes, o bien un día con poca inspiración en el que hay riesgo de dispersarnos,… es fundamental hacer una buena gestión de nuestro tiempo para conseguir concentrarnos en lo verdaderamente importante, y que el día sea productivo.

Hay mucha documentación e incluso cursos sobre la buena gestión del tiempo. Estos son sólo los trucos que yo utilizo, cuando trabajo desde casa

Lo primero que hay que hacer, aunque nos parezca una pérdida de tiempo, es dedicar unos minutos a crearnos un entorno de trabajo agradable: ventilar la habitación, algo de música ambiente, preparar un té,…

Una vez hecho eso hay que crear una Lista de Tareas. Eso nos llevará seguramente unos 15 minutos, pero vale la pena, ya que nos va ayudar  a maximizar el resto del día.

Esto es lo que sugiero:

 

1.-Lista las tareas (en cualquier orden), asignando un tiempo realista a cada una (algunas serán de 5 minutos, y otras de 2 horas).

  • incluye aquellas tipo – revisión mails (3 veces al día, no cada 5 minutos) , llamadas a realizar,…

2.- Colorea las importantes (rosa)

3.- Colorea las urgentes (amarillo)

4.- Asigna prioridades, en base más  a su importancia que a su urgencia (rosa antes que amarillo)

5.- Ordena las tareas en el orden en que las vas a realizar, añadiendo tiempos (realistas) a los descansos. Descansa un poco cada media hora, y algo más cada 1,5 ó 2  horas

6.- Inicia el trabajo, anotando junto a cada tarea la hora de inicio y la hora de finalización, para ver qué tal lo estás haciendo

Captura3
7.- NO anotes la hora de inicio de la tarea hasta que no la inicies, ya que puede haber algún contratiempo (ej: viene un vecino, llamada de un cliente, cambiar las pilas del ratón inalámbrico, hes de hacer un descanso no planificado,…)

8.- Actualiza si hay cambios o añadidos en las tareas actuales, por ejemplo si un e-mail o una llamada implican una nueva tarea (que se te acabe de asignar esa tarea no significa que tenga que realizarse justo en ese momento)

Y, sobre todo, utiliza la flexibilidad de trabajar desde casa: si estás bloqueado no te fustigues, sal un rato, escucha música,…  recuerda que trabajar desde casa nos permite crear un entorno de trabajo adecuado a nuestras necesidades del momento.

 

 

 

 

 

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Acerca de martaorozco

I am Marta M.-Orozco, Industrial engineer, working in technical sales for about 15 years.
Esta entrada fue publicada en conciliación laboral y familiar, día de la oficina en casa, gestión del tiempo, Home Office, Oficina en casa, priorización de tareas, telecommuting, teletrabajar, teletrabajo, Trabajar desde casa, trabajo, trabajo flexible, Uncategorized. Guarda el enlace permanente.

Una respuesta a Planificación de tareas. Importantes vs Urgentes

  1. Antonio Hernández dijo:

    Excelente !

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