Oficina en casa, paso 2: Qué recursos son necesarios

Es fundamental, además de adecuar un espacio en la casa para teletrabajar, tener a nuestra disposición todos los demás recursos necesarios.

El teletrabajador está habitualmente solo, depende exclusivamente de sí mismo, y por tanto, en lo posible, debe tener un ”plan B” por si algo va mal. Por ejemplo, debe estar preparado por si cae la conexión de Internet, o cortan la luz, o se estropea su ordenador,… Ya trabaje por cuenta propia o para una empresa, ha de ser capaz minimizar las posibilidades de tener problemas, y en caso de tenerlos, poder parar el golpe de forma rápida y eficaz .

Por tanto, un teletrabajador debe proveerse de:

Muebles de oficina

Como trabajador, vamos a estar muchas horas a la semana en ese entorno, que por tanto hemos de conseguir que sea cómodo y funcional a la vez. Tener una mesa dedicada, así como un armario o área para guardar de forma segura la documentación de la empresa es importante, pero todavía lo es más tener una buena silla ergonómica.

Dispositivos IT y Conectividad

A nivel de herramientas informáticas, y de movilidad y conectividad en general, hay unos elementos esenciales. Para elaborar esta lista he tenido en cuenta también el concepto comentado al principio de fiabilidad y redundancia de estas herramientas de trabajo.

  • Ordenador dedicado. Es fundamental que sea de uso exclusivo del trabajador, y no de la familia, para evitar percances, virus, etc… Un portátil es más versátil que un ordenador fijo, y permite más movilidad, por ejemplo, si hay un corte de luz y hay que ir a trabajar a otro lugar de forma temporal
  • Pantalla, teclado y ratón adicionales. Si se ha de estar muchas horas delante de la pantalla, mejor cuanto mayor sea, y mejor cuanto más cómodos sean teclado y ratón. Los externos son habitualmente más ergonómicos y completos que los integrados en el ordenador portátil.
  • Impresora y escáner: con eso ya podemos imprimir, copiar, y enviar documentos (vía correo electrónico,…). Desde mi punto de vista, un fax hoy en día no es necesario.
  • Destructora de papel. Son muy asequibles, y de esta forma nos aseguramos no tirar a la basura documentación confidencial y/o sensible, y a la vez contribuimos a la sostenibilidad, ya que el papel queda depositado en un depósito aparte y se pueden aplicar políticas de recogida selectiva.
  • Teléfono móvil inteligente, con acceso a correo electrónico y a Internet si es posible. La flexibilidad que conlleva el teletrabajo está ligada a estar siempre conectados, y por tanto es indispensable un “smart phone”. Además, nos permitirá, en el caso de un fallo de nuestro proveedor de internet, seguir conectados.
  • Tablet, ideal para portabilidad, para hacer presentaciones en clientes,….
  • Línea telefónica fija, diferente de la familiar, para evitar usos indebidos y equivocaciones. Podemos incluso añadir opciones como la posibilidad de derivar las llamadas al móvil en caso de no estar en la oficina, o derivarlas a una “secretaria virtual” para que hagan una recepción personalizada de las llamadas.
  • Conexión a Internet ADSL. Hay que buscar un proveedor de Internet fiable, tanto en calidad de servicio como en ancho de banda. No queremos estar tres días sin Internet, ni queremos sufrir las bajadas drásticas de velocidad a partir de las 6 de la tarde, cuando los niños del vecindario vuelven de la escuela. Si puede ser conexión con fibra óptica, mejor.

Por mi experiencia, es más sencillo gestionar estos recursos (teléfono móvil, línea fija, conexión a Internet,…) si tenemos un único proveedor. Trabajar desde casa implica tener “muchas gorras distintas”, y cuanto más simplifiquemos la gestión de proveedores, mejor. Y además es más posible poder acceder a servicios complementarios como por ejemplo un módem USB en caso de averías frecuentes en ADSL,…

Los recursos como la impresora, internet,… se pueden compartir con el resto de usuarios del hogar. Montar una red es la forma más sencilla de hacerlo. Una red con cable es siempre más segura que una wireless, aunque la wireless da mucha más flexibilidad. El router de conexión del ADSL nos puede ayudar a montar la red, y lo ideal es que la impresora sea de red (incluso si no lo es, hay dispositivos para compartirla vía USB).

Seguridad de la información

Tanto para nosotros como para nuestra empresa y para nuestros clientes, es fundamental que gestionemos la información de forma segura.

En este sentido, ya hemos comentado que el ordenador será de uso exclusivo profesional, que es importante tener un lugar donde guardar la documentación, y que una destructora de documentos es recomendable.

Además, hemos de tener los datos informáticos guardados de forma segura. Para ello es recomendable:

  • Disco duro externo o una aplicación de entorno Cloud donde hacer las copias de seguridad de forma periódica (semanalmente incluso). Es fundamental programar de forma automatizada esa copia de seguridad, y asegurarnos de que cubre todo lo que necesitamos.

A nivel de aplicaciones de entorno cloud, Dropbox, Microsoft , Google docs, entre otras muchas, pueden ser de ayuda ya que, además de guardar nuestros datos en un lugar externo a nuestra oficina, al estar en la nube, son accesibles desde cualquier punto en el que estemos, por lo que se convierten en herramientas de portabilidad y de trabajo en grupo.

  • Antivirus. De nuevo, podemos comprar un sistema antivirus o contratar servicios on-line.

Herramientas de conexión con el mundo exterior

Todos los recursos descritos son muy útiles, pero también es fundamental, recordando que el teletrabajador está “aislado”, darle herramientas de interacción con el resto del mundo.

Uno de los mayores limitadores de este estilo de oficina por parte del trabajador es el aislamiento con el mundo exterior, y en el caso de trabajar para una empresa, su posible “invisibilidad” dentro de la misma.

Y por parte de la empresa, la desconfianza sigue siendo un factor limitante para la implantación masiva del teletrabajo.

Hoy en día hay muchísimas herramientas que pueden ayudar a empresas y teletrabajadores en este sentido, y evaluaremos en otro post.

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Acerca de martaorozco

I am Marta M.-Orozco, Industrial engineer, working in technical sales for about 15 years.
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